Zaman Yönetimi Teknikleri
- Ayrıntılar
- Kategori: Kişisel gelişim
- Gösterim: 2172
Amaç Belirleme: Başarmak istediğimiz tüm işlerde olduğu gibi, zaman yönetimi konusunda da öncelikle “belirgin bir amacımızın” olması gerekir. Burada önemli olan nokta, amacımızın “belirginliğidir”. Bizler, zamanımızı nasıl değerlendireceğimiz konusunda sayısız seçeneğe sahibizdir. Bu nedenle de zamanımızın büyük bölümü, “ne yapacağımıza karar vermeye çalışmakla” geçer. İşte bu noktada belirsiz amaçlar, zaman yönetiminin baş düşmanı olan erteleme davranışına yol açar. Belirsiz amaçlar, neyin daha önemli olup olmadığının belirsizliği anlamına da gelmektedir.
Bu da zamanımızı kullanma konusunda önümüzde duran seçeneklerin bir sıraya konulamaması durumuna neden olur. Böylece de bir türlü ne yapacağımıza karar veremeyiz ve karar verme işini erteleriz ya da önemli konular dururken daha az önemli işlerle uğraşmaya başlarız. Yaşamda başarılarından doyum elde etmiş kişilerle, bu doyumu yaşayamayan kişiler arasındaki en önemli fark, başarılarından doyum elde etmiş kişilerin amaçlarını iyi belirlemeleri ve yaşamlarını amaca yönelik planlamalarıdır. Bu farkın kaynağında ise, kişinin zaman perspektifi yatmaktadır. Başarılarından doyum elde etmiş kişiler, amaçları doğrultusunda zamanlarını iyi kullanırken, bu doyumu yaşayamayan kişiler ise zamanı yalnızca "bir şeyin ne kadar eski olduğunu ya da bir olayın ne zaman gerçekleşeceğini bilmeye yarayan bir araç" olarak görmektedirler.
Peki, "belirgin amaç" nedir ve nasıl belirlenir? Bu soruyu uygulamalı olarak yanıtlamak daha yararlı olacaktır. Þimdi biraz düşünün ve üç tane "kısa vadeli amacınızı" bir kenara yazın
(1). Bu kısa vadeli amaçlarınız, önümüzdeki bir yıl içinde tamamlamayı planladığınız amaçlarınız olsun. Bu amaçları belirlerken, bir yandan da amaçlarınıza ulaşabilmek için yaşamınızda yapmanız gereken değişiklikleri de gözden geçirin
(2). Kısa vadeli amaçlarınızı belirledikten sonra, bunların yukarısına üç tane uzun vadeli amacınızı yazın
(3).Amaçları Alt-amaçlara Bölme: Bu kısa alıştırmayı tamamladıktan sonra amaçları belirginleştirme konusunda yaşamsal önemi olan "amaçları alt-amaçlara bölme konusuna" değinmek gerekir. Þimdi uzun vadeli amaçlarınızdan birini bir başka kâğıda yazın
(4). Daha sonra bu amaca ulaşabilmeniz için gerekli alt-amaçları belirleyin ve altına bunları yazın
(5). Sonra da her biri için yeni alt-amaçlar belirleyin
(6). Alt-amaçlar iyice belirginleştiğinde kısa vadede yapmanız gereken işler net bir biçimde karşınıza çıkacaktır. Zaman planınızı bu amaçlar doğrultusunda yapmaya başlayacaksınız.
Böyle bir liste daha ayrıntılandırılarak ve her bir amaç için bitirme zamanı belirlenerek yapılabilir. Bu tür bir liste sosyal alanda yapılmak istenen şeyler için de yapılabilir ve çeşitlendirilebilir.
Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da "aciliyet" ve "önem" konusudur. Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir, bir kısmı ise bize zevk veren uğraşılardır. Ancak bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir. Bu iki durum temel alınarak, yapmamız gereken ve yapmayı istediğimiz işler dört kategoride toplanabilir. Bunlar:
1. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler: Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur. Saatlerce bilgisayar oyunları ile uğraşmak, bütün bir akşam telefonla dedikodu yapmak vb. işler bu kategoriye girer. Bunlar kişisel zevklerimizdir. Yaşamsal önemi yoktur ve sosyal anlamda da, akademik anlamda da yaşamımıza pek bir şey katmaz. Bu tür uğraşların gerektiği durumlarda ertelenmesi ve boş zaman etkinlikleri olarak yapılması zaman yönetimi açısından önemlidir.
2. Acil Ama Önemsiz İşler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur. Ders çalışmamız gereken bir zamanda, arkadaşımıza bizden istediği bir kaset kaydını yetiştirmeye çalışmak bu türden bir iştir. Arkadaşımızın, kaseti ertesi gün almak istiyor olmasından ötürü iş acil bir iş olabilir ama yaklaşan bir ara sınavdan daha önemli değildir. Bu tür bir durumda arkadaşımıza gerekli açıklamada bulunarak ek süre talep etmek, arkadaşlığımıza zarar vermez ama bizi başarıya götürür.
3. Acil Olmayan Ama Önemli İşler: Bu tür işler yanıltıcı olabilir. Aylar sonra olacak olan bir sınav önemlidir ama acil değildir. Ne var ki, sınavlarda başarılı olmak ve öğrenilmesi gereken bilgileri sindirerek öğrenmek ancak düzenli tekrar ile olabilir. Zaman planımızda günlük tekrar için zaman ayırıp ayırmamak konusunu bu gerçeği düşünerek ele almak önemlidir. Sınav döneminde sıkışıp kalmak yerine uzun vadeli çalışma planı yapmak daha akıllıca görünmektedir. Zaman planlamada önemle üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler bu kategorideki işlerdir.
4. Acil ve Önemli İşler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız. Doğru düzgün hazırlanılmamış bir sınava bir gece önce çalışmaya başlamak ya da önemli bir dönem ödevinin başına teslim tarihinden iki gün önce oturmak bu tür işlerdendir. Zaman planının, önemli bir aksilik olmadıkça bu tür işlerle karşılaşılmayacak biçimde yapılması önemlidir.
Bir işin önemi, zaman planlaması açısından gerçekten çok önemlidir. Bize bir büyük kavanoz verdiklerini ve önümüze de bir miktar büyük taş, bir miktar küçük çakıl taşı ve bir miktar da kum koyduklarını düşünelim. Bizden, bu malzemelerin tamamını kavanoza sığdırmamızı istediklerini farz edelim. Böyle bir durumda kavanoza önce kum koyarsak, kavanoz ancak birkaç tane çakıl taşı daha alabilir, büyük taşlara ise hiç yer kalmayacaktır. Önce çakıl taşlarını yerleştirirsek, bütün kumu kavanoza yerleştirme şansımız olacaktır ancak yine büyük taşlara yer kalmayacaktır. Önce büyük taşları yerleştirirsek, aralara çakıl taşlarını sığdırabilir geri kalan boşlukları da kumla doldurabiliriz. Büyük taşları "önemli işlere", çakıl taşlarını "daha az önemli işlere" ve kumu da "boş zaman etkinliklerine" benzetirsek; işlerin önemini belirlemenin zaman yönetimi açısından önemini de daha iyi kavrayabiliriz.
İşlerimizin önem derecesini belirlemek için, kendimize uğraştığımız iş hakkında bazı sorular sorabiliriz:
1. Eğer bu işle uğraşmaktan tümüyle vazgeçersem ne kaybederim?
2. Bu iş, yerine daha önemli bir iş konulacak şekilde başka bir zamana ertelenebilir mi?
3. Ben bu işe gerçekten önemli olduğu için mi, yoksa yalnızca zevk aldığım için mi konsantre olmuş durumdayım?
Bu sorulara verilecek yanıtlar, bize, uğraşmakta olduğumuz işin ne kadar önemli olduğunu gösterebilecek ipuçları verecektir.
II. Uzun Vadeli Takvim Belirleme: Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için bir adet yıllık ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini (ödev teslim tarihi, sınav tarihleri vb.) bu ajandaya kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.
III. Haftalık Plan Yapmak: Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajanda da işaretlendikten sonra gelinen aşama "haftalık plan" yapmaktır. Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir. Bu işe girişmeden önce, bir hafta boyunca planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir. Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kâğıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir. Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur. Bu aşama tamamlandıktan sonra işe belirlediğimiz kısa vadeli amaçları, haftalık plansız yaşamımızda vakit ayırdığımız işleri ve zevk aldığımız etkinlikleri bir kâğıda yazarak devam edebiliriz. Bunu yaptıktan sonra listedeki işleri A, B ve C olarak sınıflandıralım. A, olmazsa olmaz; B,olmalı; C, olursa iyi olur türünden işleri ifade etsinler. Bu ayrımı yaparken "Amaç Belirleme" bölümünde söz edilen aciliyet ve önem konuları göz önünde bulundurulmalıdır. Özetle uzun vadeli hedeflerimiz için önemli olan işleri, kişisel ve sosyal gelişimimiz açısından önemli olan etkinlikleri, beceri ve yeteneklerimizi geliştiren ya da bize çok haz veren uğraşıları A kategorisine koymamız bize önemli ölçüde kolaylık sağlayacaktır.
Kaynak:donusumkonagi.net
